مدیریت پورتفولیو


پیاده‌سازی نظام مدیریت سبد پروژه‌ها سوالات: مدیریت سبد پروژه‌ها چیست؟ خدمات پیاده‌سازی مدیریت سبد پروژه‌ها برای چه سازمان‌هایی مناسب است؟ خدمات پیاده‌سازی مدیریت سبد پروژه‌ها چه منافعی برای سازمان دارد؟ پورتفولیو یا سبد پروژه‌ها چیست؟ یک پورتفولیو یا همان سبد پروژه‌ها، عبارت است مجموعه‌ای از پروژه‌ها، طرح‌ها، پورتفولیوهای فرعی و عملیاتی که به صورت یک گروه در راستای دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان، مدیریت می‌شوند. تعریف مدیریت سبد پروژه‌ها چیست؟ تعریف مدیریت پورتفولیو پروژه‌ها چیست؟ مطابق تعریف استاندارد، مدیریت پورتفولیو پروژه‌ها ( Project Portfolio Management ) یا سبد پروژه‌های سازمان، به عنوان مدیریت متمرکز یک یا چند سبد پروژه‌ها برای دست‌یابی به اهداف استراتژیک سازمان تعریف می‌شود. در یک پورتفولیو، طرح‌ها، پروژه‌ها یا سایر پورتفولیوهای زیرمجموعه ممکن است لزوما وابسته به یکدیگر یا مستقیما مرتبط به یکدیگر نباشند. مدیریت سبد پروژه‌ها ( Project Portfolio Management ) معمولاً توسط سازمان‌ها برای شناسایی بازده احتمالی یک پروژه استفاده می‌شود. مدیریت پورتفولیو این امکان را برای شرکت‌هایی که می‌خواهند در پروژه‌های جدید (و اغلب رقابتی) سرمایه‌گذاری کنند، فراهم می‌کند تا ریسک‌های ذاتی هر یک از پروژه‌ها را پیش‌بینی کرده و تصمیمی آگاهانه بگیرند. البته ارزش مدیریت سبد پروژه‌ها فراتر از این است. همچنین ارتباط تیمی را تسهیل می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که همه طرف‌های درگیر در پروژه‌ها همراستا هستند. هنگامی که مدیریت سبد پروژه‌ها به درستی انجام شود، ابزاری با ارزش برای بدست آوردن حمایت کلیه ذینفعان یک سازمان است. با فعال کردن ذینفعان مختلف (از جمله مشتریان و مدیران شرکت) برای دیدن تصویر بزرگتر ( Bigger Picture )، به دست آوردن بازخورد مداوم، درک، مدیریت و کاهش ریسک‌ها، اختلاف نظر بسیار مدیریت پورتفولیو کمتری بوجود می‌آید؛ این اختلاف نظرات غالباً می‌تواند آفت مدیریت موفق پروژه باشد. PPM همچنین شفافیت، حاکمیت و پاسخگویی را افزایش می‌دهد. خدمات پیاده‌سازی مدیریت سبد پروژه‌ها برای چه سازمان‌هایی مناسب است؟ اگر سازمان یا شرکت شما، پروژه‌ها، یا خدمات، و یا محصولات مختلفی دارد، یا اصطلاح، سبد (پورتفولیو) پروژه‌ها دارد و انتخاب پروژه در آن به درستی و با معیارهای کامل و جامعی سنجیده نمی‌شود، و پروژه‌های اجرا شده و تحویل داده شده، ارزش کافی برای سازمان شما نمی‌افریند شما به پیاده‌سازی سیستم مدیریت پورتفولیو یا مدیریت پورتفولیو سبد پروژه‌ها در سازمان خود نیاز خواهید داشت. در این زمان مشاورین شرکت راهبری مدیریت آرمانی شما را در پیاده‌سازی این نظام همراهی خواهند کرد. خدمات پیاده‌سازی مدیریت سبد پروژه‌ها چه منافعی برای سازمان دارد؟ هدف اصلی مدیریت سبد پروژه‌ها به حداکثر رساندن مزایایی است که یک شرکت از پروژه‌هایی که انجام می‌دهد، دریافت می‌کند. این لزوما شامل انتخاب فقط آن دسته از پروژه‌هایی است که -با در نظر گرفتن منابعی که باید اختصاص داده شود و همچنین همراستا بودن آن با اهداف استراتژیک شرکت- ، مقدار ارزش مناسبی را ارائه می‌دهند. اهداف دیگر شامل دستیابی به تعادل در سبد پروژه از طریق اطمینان از آمیختگی مناسب از پروژه‌های پرریسک و کم‌ریسک و بلند مدت و کوتاه مدت است. با ایجاد یک ترکیب بهینه از پروژه‌ها، PPM تضمین می‌کند که یک شرکت در موقعیت بهتری برای دستیابی به اهداف عملیاتی و مالی خود قرار دارد. تفاوت بین مدیریت پروژه و مدیریت سبد پروژه‌ها چیست؟ مدیریت پروژه و پرتفوی پروژه‌ها نیاز به برخی مهارت‌های کلی یکسانی دارد، اما با وجود نام‌های مشابه آن‌ها، مدیریت پروژه و مدیریت سبد پروژه‌ها در واقع کاملاً متفاوت است. همانطور که می‌دانید مدیریت پروژه استفاده از دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌های فعالیت‌های پروژه به منظور برآورده کردن نیاز پروژه است و اهمیت آن نمی‌تواند بیش از حد مورد تأکید قرار گیرد. از طرف دیگر واژه عملی در مدیریت سبد پروژه‌ها، "سبد" است. مدیریت سبد پروژه‌ها در اصل به پروژه‌های در حال اجرا توجه نمی‌کند، بلکه تمرکز آن بر انتخاب این پروژه‌ها است که باید در آن شرکت کنید و چگونه در آن‌ها سرمایه‌گذاری کنید، بر اساس این که آن‌ها از اهداف شرکت پشتیبانی می‌کنند یا خیر. پروژه‌هایی که در محدوده اهداف شرکت نمی‌گنجند، از بحث حذف می‌شوند. برای مثال اگر مدیریت سبد یک شرکت فناوری را بر عهده داشتید، به احتمال زیاد شما یک پروژه ساختمان پیشنهادی را رد خواهید کرد، زیرا این امر با استراتژی اعلام شده شرکت برای تمرکز فقط روی برخی از انواع از پیش تعریف شده پروژه‌های فنی مطابقت ندارد. کلام آخر: اگر از انتخاب پروژه‌ها در سبد سازمان‌تان رضایت ندارید و معتقدید پروژه‌ها به درستی برای اجرا انتخاب نمی‌شوند، ما در شرکت راهبری مدیریت آرمانی به عنوان مشاور توصیه می‌کنیم از خدمت پیاده‌سازی یا استقرار نظام مدیریت پورتفولیوی یا سبد پروژه‌ها استفاده نمایید. مشاورین شرکت راهبری مدیریت آرمانی با افتخار در پیاده‌سازی و استقرار سیستم مدیریت سبد پروژه در کنار شما خواهند بود تا بهترین نظام ممکن برای انتخاب پروژه‌ها و طرح‌ها در سازمان شما محقق شود.

مدیریت پورتفولیو

پیاده‌سازی نظام مدیریت سبد پروژه‌ها

سوالات:

مدیریت سبد پروژه‌ها چیست؟

خدمات پیاده‌سازی مدیریت سبد پروژه‌ها برای چه سازمان‌هایی مناسب است؟

خدمات پیاده‌سازی مدیریت سبد پروژه‌ها چه منافعی برای سازمان دارد؟

پورتفولیو یا سبد پروژه‌ها چیست؟

یک پورتفولیو یا همان سبد پروژه‌ها، عبارت است مجموعه‌ای از پروژه‌ها، طرح‌ها، پورتفولیوهای فرعی و عملیاتی که به صورت یک گروه در راستای دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان، مدیریت می‌شوند.

تعریف مدیریت سبد پروژه‌ها چیست؟

تعریف مدیریت پورتفولیو پروژه‌ها چیست؟

مطابق تعریف استاندارد، مدیریت پورتفولیو پروژه‌ها ( Project Portfolio Management ) یا سبد پروژه‌های سازمان، به عنوان مدیریت متمرکز یک یا چند سبد پروژه‌ها برای دست‌یابی به اهداف استراتژیک سازمان تعریف می‌شود. در یک پورتفولیو، طرح‌ها، پروژه‌ها یا سایر پورتفولیوهای زیرمجموعه ممکن است لزوما وابسته به یکدیگر یا مستقیما مرتبط به یکدیگر نباشند.

مدیریت سبد پروژه‌ها ( Project Portfolio Management ) معمولاً توسط سازمان‌ها برای شناسایی بازده احتمالی یک پروژه استفاده می‌شود. مدیریت پورتفولیو این امکان را برای شرکت‌هایی که می‌خواهند در پروژه‌های جدید (و اغلب رقابتی) سرمایه‌گذاری کنند، فراهم می‌کند تا ریسک‌های ذاتی هر یک از پروژه‌ها را پیش‌بینی کرده و تصمیمی آگاهانه بگیرند. البته ارزش مدیریت سبد پروژه‌ها فراتر از این است. همچنین ارتباط تیمی را تسهیل مدیریت پورتفولیو می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که همه طرف‌های درگیر در پروژه‌ها همراستا هستند.

هنگامی که مدیریت سبد پروژه‌ها به درستی انجام شود، ابزاری با ارزش برای بدست آوردن حمایت کلیه ذینفعان یک سازمان است. با فعال کردن ذینفعان مختلف (از جمله مشتریان و مدیران شرکت) برای دیدن تصویر بزرگتر ( Bigger Picture )، به دست آوردن بازخورد مداوم، درک، مدیریت و کاهش ریسک‌ها، اختلاف نظر بسیار کمتری بوجود می‌آید؛ این اختلاف نظرات غالباً می‌تواند آفت مدیریت موفق پروژه باشد. PPM همچنین شفافیت، حاکمیت و پاسخگویی را افزایش می‌دهد.

خدمات پیاده‌سازی مدیریت سبد پروژه‌ها برای چه سازمان‌هایی مناسب است؟

اگر سازمان یا شرکت شما، پروژه‌ها، یا خدمات، و یا محصولات مختلفی دارد، یا اصطلاح، سبد (پورتفولیو) پروژه‌ها دارد و انتخاب پروژه در آن به درستی و با معیارهای کامل مدیریت پورتفولیو و جامعی سنجیده نمی‌شود، و پروژه‌های اجرا شده و تحویل داده شده، ارزش کافی برای سازمان شما نمی‌افریند شما به پیاده‌سازی سیستم مدیریت پورتفولیو یا سبد پروژه‌ها در سازمان خود نیاز خواهید داشت. در این زمان مشاورین شرکت راهبری مدیریت آرمانی شما را در پیاده‌سازی این نظام همراهی خواهند کرد.

خدمات پیاده‌سازی مدیریت سبد پروژه‌ها چه منافعی برای سازمان دارد؟

هدف اصلی مدیریت سبد پروژه‌ها به حداکثر رساندن مزایایی است که یک شرکت از پروژه‌هایی که انجام می‌دهد، دریافت می‌کند. این لزوما شامل انتخاب فقط آن دسته از پروژه‌هایی است که -با در نظر گرفتن منابعی که باید اختصاص داده شود و همچنین همراستا بودن آن با اهداف استراتژیک شرکت- ، مقدار ارزش مناسبی را ارائه می‌دهند. اهداف دیگر شامل دستیابی به تعادل در سبد پروژه از طریق اطمینان از آمیختگی مناسب از پروژه‌های پرریسک و کم‌ریسک و بلند مدت و کوتاه مدت است. با ایجاد یک ترکیب بهینه از پروژه‌ها، PPM تضمین می‌کند که یک شرکت در موقعیت بهتری برای دستیابی به اهداف عملیاتی و مالی خود قرار دارد.

تفاوت بین مدیریت پروژه و مدیریت سبد پروژه‌ها چیست؟

مدیریت پروژه و پرتفوی پروژه‌ها نیاز به برخی مهارت‌های کلی یکسانی دارد، اما با وجود نام‌های مشابه آن‌ها، مدیریت پروژه و مدیریت سبد پروژه‌ها در واقع کاملاً متفاوت است.

همانطور که می‌دانید مدیریت پروژه استفاده از دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌های فعالیت‌های پروژه به منظور برآورده کردن نیاز پروژه است و اهمیت آن نمی‌تواند بیش از حد مورد تأکید قرار گیرد.

از طرف دیگر واژه عملی در مدیریت سبد پروژه‌ها، "سبد" است. مدیریت سبد پروژه‌ها در اصل به پروژه‌های در حال اجرا توجه نمی‌کند، بلکه تمرکز آن بر انتخاب این پروژه‌ها است که باید در آن شرکت کنید و چگونه در آن‌ها سرمایه‌گذاری کنید، بر اساس این که آن‌ها از اهداف شرکت پشتیبانی می‌کنند یا خیر. پروژه‌هایی که در محدوده اهداف شرکت نمی‌گنجند، از بحث حذف می‌شوند.

برای مثال اگر مدیریت سبد یک شرکت فناوری را بر عهده داشتید، به احتمال زیاد شما یک پروژه ساختمان پیشنهادی را رد خواهید کرد، زیرا این امر با استراتژی اعلام شده شرکت برای تمرکز فقط روی برخی از انواع از پیش تعریف شده پروژه‌های فنی مطابقت ندارد.

کلام آخر:

اگر از انتخاب پروژه‌ها در سبد سازمان‌تان رضایت ندارید و معتقدید پروژه‌ها به درستی برای اجرا انتخاب نمی‌شوند، ما در شرکت راهبری مدیریت آرمانی به عنوان مشاور توصیه می‌کنیم از خدمت پیاده‌سازی یا استقرار نظام مدیریت پورتفولیوی یا سبد پروژه‌ها استفاده نمایید. مشاورین شرکت راهبری مدیریت آرمانی با افتخار در پیاده‌سازی و استقرار سیستم مدیریت سبد پروژه در کنار شما خواهند بود تا بهترین نظام ممکن برای انتخاب پروژه‌ها و طرح‌ها در سازمان شما محقق شود.

مدیریت پورتفولیو

Toggle navigation

نرم افزار مدیریت پورتفولیو

هم اکنون بیش از هر زمان دیگری خاص و رقابتی ماندن در بازار اهمیت دارد. انتخاب آغازگرهای درست برای اینکه بیشترین ارزش تحویل داده شود به اندازه یک فرایند تحویل درست حیاتی است.

مدیریت پورتفولیو

سامیکس سازمانها را با مسائل و مشکلات شناخته شده شان روبرو می کند:

  • آغازکردن یا متوقف نکردن پروژه های اشتباه
  • «اختراع چرخ» های غیرضروری- اشتراک های محدود در رویکرد
  • اعتماد ضعیف در کنترل اطلاعات- تاریخ ها، هزینه ها، مشکلات، ریسک ها یا تغییرات
  • استفاده غیرکارا از منابع- خطوط کاری فعلی مشخص نیستند، تعدد پیمانکاران
  • لغزش های مکرر و هزینه کرد مازاد بر برنامه- تاریخ تحویل ها، حوزه کار و کیفیت اغلب تحقق نمی یابند.
  • مزایای درک نشده و اهداف استراتژیک
  • مدیرانی مستاصل بدلیل عدم توانایی در تحقق برنامه های تغییر

همکاری سامیکس با مشتریان بعنوان یک شریک استراتژیک:
درک وضعیت فعلی، دورنما و نقشه راه پشتیبانی، طراحی روشی بهتر و پشتیبانی از تغییر

یک منبع فنی:
پاسخگویی به درخواست های تخصصی در مدیریت پورتفولیو مورد دوباره کاری فرایندها/نقش ها، آموزش مدیریت پروژه، بررسی دقیق

یک ارائه دهنده خدمات:

خدمات همکاری در تحلیل پورتفولیو، پشتیبانی از ابزار، تضمین کیفیت، برنامه ریزی و گزارشگیری

استقرار سیستم مدیریت پورتفولیو پروژه ها

deploying-portfolio-management

استقرار سیستم مدیریت پورتفولیو پروژه ها

بر اساس استاندارد مدیریت پورتفولیو که از سوی مؤسسه مدیریت پروژه بعنوان شناخته شده ترین مرجع در این زمینه ارائه شده است ، فرایندها در استاندارد مدیریت پورتفولیو در سه گروه فرایندی (Process group) بشرح ذیل تفکیک می‌شوند :
۱ ـ گروه فرایندی تعریف (Defining) : این دسته شامل هشت فرایند بوده که چگونگی پیاده‌سازی اهداف و استراتژی سازمانی در پورتفولیو را نشان می‌دهد . این گروه از فرایندها در زمان به‌روز رسانی اهداف استراتژیک ، برنامه‌ها و بودجه‌ها بیشتر بکار گرفته می‌شوند .
۲ ـ گروه فرایندی همسویی (Aligning) : این گروه شامل شش فرایند بوده که برای مدیریت و بهینه‌سازی پورتفولیو اجرا می‌شوند و چگونگی دسته‌بندی ، ارزیابی ، انتخاب و ورود اجزاء به پورتفولیو و اصلاح یا حذف آنها را مشخص می‌نمایند .
۳ ـ گروه فرایندی تصویب و کنترل(Authorizing & Controlling) : فرایندهای این گروه چگونگی تصویب پورتفولیو و نظارت عالیه بر پورتفولیوی جاری را مشخص می‌سازند . همچنین این فرایندها چگونگی نظارت بر تغییرات استراتژیک را تعیین کرده و همچنین بررسی شاخص های عملکردی بطور ادواری برای اطمینان از همسویی اجزاء سبد با اهداف استراتژیک و منافع حاصله برای سازمان را دربر می‌گیرند .
در مجموع استاندارد مدیریت پورتفولیو شامل ۱۶ فرایند است که مطابق در سه گروه فرایندی و در پنج حوزه دانشی دسته‌بندی می‌گردند که برای استقرار سیستم مدیریت پورتفولیو می‌بایست بر روی طرح‌ریزی و اجرای این فرایندها تمرکز نمود .
ـ فرایندهای استاندارد مدیریت پورتفولیو در قالب گروههای فرایندی و حوزه‌های دانشی
با توجه به فرایندهای فوق ، مراحل اجرای فرایند مدیریت پورتفولیو در یک سازمان شامل موارد ذیل می‌باشد :
ـ ارزیابی وضعیت کنونی فرایند مدیریت پورتفولیوی موردنظر
ـ تعریف چشم‌انداز و برنامه مدیریت پورتفولیو
ـ اجرای فرایندها
ـ بهبود فرایندها
بدین‌ترتیب مشخص است که استقرار یک سیستم کارآمد در سایه مطالعه و شناخت سازمان و پروژه‌هایش و با برنامه‌ریزی و طراحی مناسب و اقدامات اجرایی مستمر تحقق خواهد یافت . اگرچه مزایا و محاسن سیستم مدیریت پورتفولیو در یک مدیریت پورتفولیو سازمان پروژه‌محور به حدی است که بدون آن پیگیری استراتژی و تحقق اهداف سازمان به‌دشواری قابل تصور است اما استقرار این سیستم نیز چندان آسان و بدون مشکل نیست . از این رو در برخی سازمانها علیرغم ضرورت استقرار چنین سیستمی برای مدیریت استراتژیک مدیریت پورتفولیو پروژه‌ها ، اجرای کامل و مناسب آن بدلیل پاره‌ای چالش ها و موانع عملی نشده است و حتی ممکن است در صورت اجرا بدلیل عدم‌توجه به ویژگی ها ، قابلیت ها و کارکردها ، این سیستم در حد یک فرایند صوری باقی مانده و اثرات سازنده بر آن مترتب نشود . از این رو شناخت چالش ها و مشکلات فراروی استقرار و پیاده‌سازی این سیستم امری ضروری است که در اینجا به چند چالش و مشکل اساسی آن اشاره می‌شود :
مدیریت پورتفولیو فرایندی است تکراری و منظم که بطور ادواری و مستمر برای مدیریت سبد پروژه‌های هر سازمان اجرایی می‌شود . البته باید درنظر داشت که برای سازمانی که در آغاز استقرار سیستم مدیریت پورتفولیو می‌باشد ، ابتدا باید فرایند مدیریت پورتفولیو ایجاد گردد که ایجاد این فرایند در یک سازمان بدلیل ندرت وقوع کمتر شفاف شده است . در این موارد ابتدا باید در گام نخست تشریح و تعریف جامعی از سیستم مدیریت پورتفولیو بعمل آورد و در این گام موسوم به گام تعریف باید بسترها ، مبانی و ساختارهای لازم برای استقرار سیستم مدیریت پورتفولیو را مشخص نمود . اهمیت این اقدامات به حدی است که در ویرایش سوم استاندارد از آنها در قالب مستقلی تحت عنوان گروه فرایندی تعریف یاد‌شده است . این گروه فرایندی در مواردی که سازمان در حال شناسایی و به‌روزرسانی اهداف استراتژیک و بودجه‌ است بیشترین فعالیت را دارند . گروه فرایندی همسویی پس از تعریف و تدوین اهداف ، برنامه‌ها و بودجه‌های سازمان به غالب‌ترین فعالیت ها تبدیل می‌شوند . این فعالیتها معمولاً برای اداره فعالیتهای مستمر و جاری پورتفولیو بکار می‌روند . گروه فرایندی تصویب و کنترل نیز بخش فعال پورتفولیو هستند و معمولاً وظیفه‌ای جاری در حاکیت سازمانی به شمار می‌آیند . با استقرار سیستم مدیریت پورتفولیو و انجام این فرایندها ، اقلام تحویلی کار شامل خود پورتفولیو و برنامه استراتژیک ، منشور ، برنامه مدیریت و نقشه راه پورتفولیو حاصل خواهند آمد .

مدیریت استراتژیک پورتفولیو پروژه ها در هلدینگ ها و سازمان‌های بزرگ

هلدینگ ها و سازمانهای بزرگ برای مدیریت پروژه های خود بویژه در شرکتهای اقماری و واحدهای تابعه نیازمند ساختار و سیستم مدیریتی مناسبی می باشند . تجربیات و تحقیقات نشان داده است که با اعمال دیدگاه پروژه محوری در سازمانها تحقق برنامه ها واهداف با توجه و تمرکز بیشتری دنبال می شود . مجموعه پروژه های یک سازمان را سبد یا پورتفولیو پروژه های آن سازمان گویند . پورتفولیوی پروژه‌ها مجموعه‌ای از پروژه‌ها و برنامه‌ها و سایر اموری است که به منظور تسهیل مدیریت کارآمد و تحقق اهداف استراتژیک کسب‌وکار درکنارهم قرار می‌گیرند . بدین ترتیب مدیریت پورتفولیو پروژه ها متفاوت از اعمال مدیریت بر تعدادی پروژه بصورت منفرد است . ارزش آفرینی را میتوان بزرگترین آزمون و چالش شرکت مادر یا واحد مرکزی است بنحوی که فلسفه وجودی آنها ایجاد ارزشی افزون بر عملکرد انفرادی آنها می باشد . این اصل در مدیریت سبد پروژه ها نیز مصداق دارد . به کارگیری دیدگاه مدیریت استراتژیک در هلدینگ ها و سازمانهای بزرگ هم بلحاظ نحوه مدیریت بر شرکتها و واحدهای تابعه و هم جهت مدیریت پروژه های آنها ضروری است . جهت اعمال مدیریت استراتژیک بر مجموعه پروژه های هلدینگ یا سازمان نیازمند استقرار سیستم مدیریتی ویژه ای بوده که از آن به سیستم مدیریت پورتفولیو تعبیر می شود . این مقاله با تشریح مباحث فوق سعی دارد تا ضمن تبیین اهمیت مدیریت استراتژیک در مدیریت پروژه ها و بررسی ابعادی از نظام حاکمیت در سازمانهای بزرگ و شرکت‌های هلدینگ و نیز روابط بین شرکت مادر و شرکت‌های اقماری ، راهکاری برای مدیریت مناسب پورتفولیو پروژه ها در این مجموعه ها ارائه دهد . در این راستا تجارب ، دستاوردها و چالش های تشکیل پورتفولیو پروژه ها در ستاد مرکزی بنیاد مستضعفان انقلاب اسلامی برای سایر هلدینگ ها و سازمان های بزرگ رهگشا خواهد بود.

امروزه هلدینگ ها و سازمانهای بزرگ از مهمترین ارکان اقتصادی جوامع بوده که مدیریت آنها بدلیل گستردگی دامنه فعالیت و اهداف از پیچیدگی و ظرافت خاصی برخوردار است . هلدینگ ها و سازمانهای بزرگ برای مدیریت پروژه های خود بویژه در شرکت های اقماری و واحدهای تابعه نیازمند ساختار و سیستم مدیریتی مناسبی می باشند. اصولاً بزرگ شدن ساختار تشکیلاتی و گستره فعالیتها خود دامنه و ابعاد مدیریت سازمانی را گسترده ساخته و نحوه مدیریت و نظام حاکمیت در سازمانهای بزرگ ، افقی جدید در مدیریت گشوده است . همچنین با پیدایش هلدینگها و شکل گیری رابطه شرکتهای مادر با شرکتهای اقماری ، استقرار نظام حاکمیت و اعمال مدیریت در هلدینگ ها نیز چشم انداز و مباحث مدیریتی جدیدی را بوجود آورد. با توجه به شخصیت حقوقی مستقل و نیز اهداف متمایز هر شرکت اقماری یا حتی واحد سازمانی ، موضوع هم افزایی و همگرایی در هلدینگ ها و سازمانهای بزرگ چالش مدیریتی و حاکمیتی فراروی مدیران ارشد ایجاد کرده است . از اینرو جهت اعمال مدیریت مناسب و حرکت هدفمند مجموعه باید با دیدگاه مدیریت استراتژیک اجزای سازمان را در جهت پیاده سازی استراتژی ها و تحقق اهداف رهنمون ساخت.

ارزش آفرینی چالش هلدینگ ها و سازمان‌های بزرگ

هر شرکت یا سازمان صرفنظر از جایگاهش دارای چشم انداز و مأموریت خاص خود بوده و با استفاده از برنامه استراتژیک در راستای پیاده سازی استراتژیها و تحقق اهداف خود گام برمی دارد . شرکتهای هلدینگ یا مادر متشکل از چند شرکت دختر بوده که هریک به لحاظ شخصیت حقوقی مستقل وعملکرد خود دارای اهداف و استراتژی های متفاوتی می باشند .بنگاه مادر وظیفه همسویی و هم افزایی شرکتهای اقماری را با در راستای تحقق اهداف موردنظر برعهده دارد . در سازمانهای بزرگ نیز واحد با دفتر مرکزی وظیفه هماهنگی واحدهای مختلف را برعهده دارد .
شرکتهای اقماری هر یک می توانند کسب وکار مستقل و متفاوتی را اداره کنند و بعنوان یک واحد کسب وکار بشمار آیند . از این رو شرکت مادر می تواند سازمان یا شرکتی چندکسب وکاره باشند . واحدهای کسب وکار در شرکتهای چندکسب وکاره از طریق تماس مستقیم یا مشتریان ارزش آفرینی می کنند . آنها با رقابت در بازار و تأمین نیاز مشتریان درآمد و سود کسب می نمایند . این شرکتها به سازمان مادر خود که از دفتر مرکزی و احتمالاً مدیریت های گروهی و بخشی تشکیل شده اند ، گزارش می دهند . برخلاف آنها شرکت مادر مشتریان بیرونی ندارند و لذا بدون ایجاد درآمد هزینه زا خواهد بود . سازمان مادر بصورت یک میانجی یا واسطه با تأثیرگذاری بر تصمیمات و استراتژی کسب وکارها و قرارگرفتن در بین آنها عمل می کند . اولین آزمون و چالش فراروی سازمان مادر ارزش آفرینی است . موضوع مهم این است که آیا سازمان مادر ارزشی را درخود خلق می نماید یا اگر آنها مستقل عمل می نمودند ، نتیجه بهتری حاصل می گردید . سازمان مادر یا باید روشی برای ارزش آفرینی پیدا کند یا خود را منحل و کسب وکارها را مستقل نماید.
ضرورت ارزش آفرینی شرکت مادر در ساختار هلدینگی مفهومی است که برای دفتر یا ستاد مرکزی سازمانهای بزرگ نیز قابل تعمیم است . واحد مرکزی از طریق سیاست گذاری و ایجاد هماهنگی و همسویی بین واحدهای مختلف زمینه هم افزایی و در نهایت افزایش ارزش کار مجموعه را فراهم می آورند . عملکرد واحد مرکزی در سازمان های بزرگ و شرکت مادر در هلدینگ ها را با ایجاد ارزشی افزون بر عملکرد انفرادی آنها می سنجند . به بیان دیگر ارزش آفرینی را می توان بزرگترین آزمون و چالش شرکت مادر یا واحد مرکزی است بنحویکه فلسفه وجودی آنها ایجاد ارزشی افزون بر عملکرد انفرادی آنها می باشد . از این رو ارزش آفرینی را می توان اصلی ترین چالش فراروی آنها برشمرد و اصل مدیریت ارزش آفرین را به عنوان مبنای مدیریت در این مجموعه ها مدنظر داشت . اصل ارزش آفرینی در زمینه اجرای پروژهها نیز مصداق داشته و هلدینگها و سازمانهای بزرگ باید با هدف ارزش آفرینی به استقرار نظام مدیریت پروژه و مدیریت پورتفولیو پروژه ها مبادرت ورزند . بدین ترتیب از مدیریت مجموعه پروژه های شرکتهای اقماری و بخشهای سازمانی ارزشی بالاتر از مدیریت انفرادی آنها مورد انتظار خواهد بود که در ادامه چنین سیستمی مورد بررسی دقیق تر قرار خواهد گرفت .

سیستم مدیریت پورتفولیو پروژه ها، عامل اعمال مدیریت استراتژیک

با توجه به دیدگاه مدیریت استراتژیک در هلدینگ ها و سازمان های بزرگ یک ضرورت انکارناپذیر است که در کلیه سطوح اعم از مدیریت پروژه ها قابل اعمال است . به بیان دیگر هر پروژه از یک شرکت علاوه بر هماهنگی و همسویی با سایر پروژه های آن بخش باید با پروژه ها و استراتژی شرکت مادر و یا واحد مرکزی انطباق و همسویی داشته باشد . از این رو ایجاد پورتفولیویی متشکل از کلیه پروژه های شرکت های اقماری و واحدهای تابعه ضروری است که این پورتفولیوی جامع توسط شرکت مادر و یا واحد مرکزی بصورت متمرکز مدیریت شود . این پورتفولیو باید با دیدگاه مدیریت استراتژیک راهبری شود . ازاین رو جهت اعمال مدیریت استراتژیک بر مجموعه پروژه های هلدینگ یا سازمان نیازمند استقرار سیستم مدیریتی ویژه ای بوده که از آن به سیستم مدیریت پورتفولیو (Project Portfolio Management-PPM ) تعبیر می شود .
پورتفولیو مجموعه‌ای از پروژه‌ها ، طرحها ، پورتفولیوهای فرعی و عملیات است که با هدف تسهیل مدیریت مؤثر کارها و تحقق اهداف استراتژیک در کنار هم بصورت یک مجموعه درمی‌آیند . بدین‌ترتیب اجزای اصلی پوتفولیوی پروژه‌های هر سازمان پروژه‌ها ، طرح ها و پورتفولیوهای فرعی و عملیات می‌باشند . موسسه مدیریت پروژه علاوه بر استاندارد برای مدیریت پروژه و مدیریت طرح ، استانداردی نیز برای مدیریت پورتفولیو تدوین نموده است . برطبق این استاندارد مدیریت پورتفولیوی پروژه‌ها عبارت است از مدیریت متمرکز و هماهنگ اجزاء پورتفولیو در راستای تحقق اهداف سازمان . این سیستم شامل فرایندهای شناسایی ، اولویت‌بندی ، تصویب ، مدیریت و کنترل پروژه‌ها ، برنامه‌ها و سایر امور در راستای تحقق اهداف استراتژیک سازمان می‌باشد .
درحالیکه مدیریت پروژه به‌دنبال درستی اجرای‌کار است ، مدیریت پورتفولیو بر اجرای کار درست تمرکز دارد در مدیریت پورتفولیو هدایت و جهت‌دهی اجزاء مانع از توجه به عملکرد هر جزء نیست و حتی برای مقایسه اجزاء و کارایی آنها جهت رتبه‌بندی و تعدیل سبد نیاز است که عملکرد هر جزء (پروژه) در قالب مدیریت پروژه ارزیابی شود . به عبارت دیگر توجه بیشتر به انتخاب پروژه‌های درست در مدیریت پورتفولیو مانع از توجه به اجرای صحیح هر پروژه نیست . همانگونه که مدیران استراتژیک انتخاب پروژه‌های درست از طریق مدیریت پورتفولیو را در کانون توجه خود قرار می‌دهند ، مدیران عملیاتی و مدیران پروژه در سطوح پایین تر بر اجرای صحیح پروژه‌ها با مدیریت پروژه تمرکز دارند . تلفیق این دو رویکرد به ارزش‌آفرینی و تحقق اهداف سازمانی کمک می‌نماید . از اینرو مناسب است تا مدیریت پروژه سازمانی با نگاهی واحد و یکپارچه بر پورتفولیوی سازمان استقرار یابد که این امر مستلزم بکارگیری ساختار یا پیکره‌ای است که هر دو کارکرد فوق‌الذکر را دارا باشد .
بدین ترتیب با استقرار سیستم مدیریت پورتفولیو همسو نمودن استراتژی ها و اهداف پروژه با استراتژی ها و اهداف سازمان و نیز ارزش‌آفرینی برای پروژه و سازمان مربوطه ، دو عنصر اساسی مدیریت استراتژیک پروژه بنحو مؤثری در راهبری پروژه های هلدینگ ها و سازمان های بزرگ اعمال خواهد شد . البته مدیریت بکپارچه و متمرکز پروژه ها نباید مانعی برای کنترل و اعمال مدیریت بخشی باشد بلکه باید ابن مدیریت ها را در جهت استراتژی سازمانی همسو نماید . با استقرار سیستم مدیریت پورتفولیو اعمال حاکمیت سازمانی در شرکت های اقماری و واحدهای تابعه نیز محقق خواهد شد .

مدیریت پورتفولیو

اگر مدیریت پروژه و مدیریت طرح حوزه هایی متمرکز بر انجام دادن درست کارها در سازمان می باشند؛ مدیریت پورتفولیو بر انجام دادن کارهای درست تمرکز می کند. مدیریت پورتفولیو یا سبد پروژه تلاش دارد تا انتخابی صحیح از پروژه ها و طرح های منطبق بر نیازها، استراتژی و اولویت های سازمان را در اختیار شما قرار دهد. از این رو مدیران پورتفولیو تلاش می کنند تا با ایجاد سبدی از پروژه ها، طرح ها و سایر کارها در سازمان دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان را میسر سازند.

با در نظر گرفتن جایگاه این کارکرد حساس که عموماً در سطوح مدیران راهبردی، مدیران عامل و مدیران ارشد اجرایی سازمان ها انجام می پذیرد، فراگیری دانش، بینش و مهارت های مربوطه می تواند کمک شایانی به هدفمند نمودن فرآیندهای مدیریت پورتفولیو نماید. این برنامه آموزشی شما را آماده قرارگرفتن در این جایگاه خطیر می نماید.

کارگاه عملی مدیریت سبد پروژه ها، کارگاهی تعاملی در جهت بکارگیری عملی ابزارها و فرآیندهای مدیریت سبد پروژه ها می باشد که بر خلاف بسیاری از گزینه های آموزشی رایج، توسعه و بهبود مهارتهای رهبری و مدیریتی شرکت کنندگان را هدف قرار داده است. این کارگاه آموزشی، ویژه مدیران ارشدی است که درگیر تدوین سبد پروژه های سازمان، راهبری و هدایت سازمان در مسیر برنامه استراتژیک و تخصیص بودجه های سالانه بر اساس اولویت های سند راهبردی سازمان می باشند.

در این کارگاه آموزشی بر اساس آخرین نسخه استاندارد مدیریت پورتفولیو مؤسسه مدیریت پروژه (The Standard for Portfolio Management) و بر اساس مثال های عینی و عملی مزایای حاصل از انطباق سازمان با فرآیندها، ابزارها و تکنیک های مدیریت سبد پروژه ها را درک خواهید نمود و توانمندی و مهارت لازم جهت مدیریت اثر بخش چندین پروژه همزمان را به دست خواهید آورد.

کتاب استاندارد مدیریت پورتفولیو ویرایش چهارم

استاندارد ریسک در پورتفولیوها، طرح ها و پروژه ها

امروزه استانداردهای مدیریت پروژه، طرح و پورتفولیوی این انجمن، در زمره ی معتبرترین مراجع در زمینه مدیریت پروژه محسوب می شوند. رویکرد فرایندگرا و دسته بندی مناسب موضوعات در حوزه های مختلف دانش، این استانداردها را مورد توجه اهالی فن قرارداده و موجب شده که امروزه بسیاری از پژوهش ها و دوره های آموزشی در زمینه ی مدیریت پروژه در چارچوب این استانداردها طراحی و اجرا گردند. پورتفولیو مجموعه ای از پروژه ها، طرح ها و یا سایر کارها است که به منظور تسهیل مدیریت مؤثر آنها و برآورد اهداف استراتژیک کسب وکار در کنار یکدیگر قرارگرفته اند. مدیریت پورتفولیو، مدیریت هماهنگ اجزاء پورتفولیو برای دست یابی به اهداف سازمانی مشخص است. مدیریت پورتفولیو بر «انجام کار درست» تمرکز دارد در حالی که مدیریت طرح و پروژه به طور مستمر بر «درست انجام دادن کار» تمرکز دارد. هدف استاندارد مدیریت پورتفولیو تشریح تجربیات خوب مرتبط با مدیریت پورتفولیو است که مورد پذیرش عام قراردارند.



اشتراک گذاری

دیدگاه شما

اولین دیدگاه را شما ارسال نمایید.